Op zoek naar een nieuwe manier

“In eerste instantie hadden we een eigen digitaal meldsysteem,” vertelt Erik Nijland, senior adviseur bij Arcadis Nederland. “Maar die liep tegen het einde van zijn levenscyclus aan. We hadden de ervaring dat het bouwen van een meldtool niet de core business is van onze eigen IT-afdeling. Daarom zijn we gaan kijken wat in de markt beschikbaar is.” Heijmans werkte toen al met VeiligWerk, dus is Arcadis met hen in contact getreden over de ervaringen. Na het horen van hun enthousiasme, hebben ze besloten om ook met VeiligWerk aan de slag te gaan.

Hiervoor moest wel een belangrijke verandering in de app worden doorgevoerd: in de basis wordt er in de VeiligWerk-app gemeld op basis van projecten. Dat moest op basis van leidinggevenden worden, want die zijn verantwoordelijk voor de veiligheid van medewerkers en moeten daarom als eerste op de hoogte zijn. Na die aanpassing is Arcadis gestart met een pilot-team en slechts enkele modules, om het zo laagdrempelig mogelijk te houden. Dat sloeg aan, en sindsdien is het gebruik van de Track to Zero-app, zoals de VeiligWerk-app intern heet, uitgerold naar alle afdelingen van Arcadis Nederland.

“De app is echt de spin in het web van onze veiligheidscultuur.”

10.000 meldingen

Sinds de officiële lancering van de app in februari 2020 heeft het bedrijf nu bijna 10.000 meldingen op de teller. “Dat gaan we nog wel even vieren, hoor!” lacht Marije Fokkinga, QHSE-manager bij Arcadis. In die 10.000 meldingen hebben ze ook een flinke groei gezien in kwaliteit van de meldingen. “Bijna iedereen begint met het melden van nietjes in het tapijt en losse veters,” zegt Erik. “Dan gaan leidinggevenden met de melder om tafel om te stimuleren dat toekomstige meldingen inhoudelijk sterker worden. Soms komt uit zo’n gesprek boven water dat een veel ernstigere situatie achter de melding lag.”

“Door het gesprek aan te gaan met een melder, weten zij ook direct dat er actief iets met de meldingen gebeurt,” vult Marije aan. Leidinggevenden en senior medewerkers trekken hierin echt de kar bij Arcadis. Door het juiste voorbeeld te geven, nemen zij nieuwe of meer junior medewerkers ook mee in het gewenste, veilige gedrag. “Als je veel meldingen krijgt, moet je daar ook echt iets mee doen. Anders gaan mensen denken dat het geen nut heeft. Dat is niet altijd makkelijk, want je hebt niet overal invloed op en kunt niet altijd even snel schakelen, maar je moet er wel mee bezig blijven en dat terugkoppelen. De leidinggevende heeft daar een heel belangrijke rol in,” zegt Marije.

“Bezig zijn met veiligheid houdt niet op zodra je hier de deur uit stapt, maar je neemt het mee naar huis.”

Veiligheid als onderdeel van het Arcadis-DNA

Veiligheid bij Arcadis stopt dan ook niet op het moment dat collega’s de deur van het kantoor uitlopen; het is onderdeel van het bedrijfs-DNA en dat neem je mee naar huis. Collega’s worden niet alleen aangemoedigd om meldingen te doen van situaties die zij tijdens werk tegenkomen, maar als een les te leren valt uit de privé-omgeving, mag dit ook worden gemeld. “Zo hoorde een collega ’s ochtends haar koolmonoxide-melder piepen. Een lege batterij, dacht ze eerst. Toch is ze het koolmonoxideniveau in huis gaan controleren, en die bleek veel te hoog te zijn.” Van deze melding is een safety share gemaakt. Door die onder de aandacht te brengen, kun je ervoor zorgen dat collega’s in een soortgelijke situatie ook juist handelen. “Dat is echt de waarde van de app voor ons: weten wat er leeft, weten wat er speelt,” zegt Marije.

Samen werken aan een veiligheidscultuur

Niet alleen intern wordt hard gewerkt aan de veiligheidscultuur, ook bij andere bedrijven wordt die samenwerking opgezocht. Arcadis heeft het initiatief genomen voor het VeiligWerk, Samen Sterk evenement, waarbij gebruikers van de VeiligWerk-app samenkomen om te bespreken hoe ze nog beter gebruik kunnen maken van de app. Het is mooi om te zien dat dit evenement jaarlijks opvolging heeft gekregen met telkens een andere gebruiker als host.

Daarnaast wordt er ook gekeken of er waarde te behalen is vanuit een veiligheidscultuurkring voor architecten en ingenieursbureaus. In het begin was dat wel even wennen. “Collega’s zeiden: “Ik ga toch niet in een app zetten welke stommiteiten ik begaan heb?” Daar is langzaam verandering in gekomen. Voor bedrijven is dat net zo: je kunt van elkaar leren, maar dan moet je wel de deur voor elkaar openzetten en eerlijk op tafel leggen waar je tegenaan loopt,” zegt Marije. Binnen trede 2 en 3 van de veiligheidscultuurladder (SCL) kan dat delen nog wel eens gedwongen voelen, maar bij trede 4 en 5 is het eerder een uitnodiging.  

Zijn de veiligheidsdeskundigen dan nu klaar met hun werk? “Zeker niet,” zegt Erik. “We blijven erover communiceren, we blijven erover praten. Vanuit veiligheid ben je gewend om te focussen op wat nog niet goed gaat en vergeet je te waarderen wat je al bereikt hebt. Soms komen nieuwe mensen bij Arcadis die zeggen: “Ik ben nog nooit eerder binnengekomen bij een bedrijf waar de nadruk zo op veiligheid ligt.” Dan doen we toch iets goed.”